Ne rien planifier revient à planifier l’échec

Depuis mon arrivée chez Fresche Solutions en août, je consacre toutes mes énergies à aider les clients à mettre au point des stratégies pour leurs projets de modernisation. Les gens ici maîtrisent vraiment les processus; moi qui croyais être plutôt doué sur ce plan, j’ai beaucoup appris.

Comme quoi nous sommes tous « juchés sur les épaules de géants », pour reprendre l’adage.

De toutes les questions qu’on me pose sur mon nouveau travail, celle que je préfère est la suivante : « Qu’as-tu appris? ». Ma réponse en deux mots : la planification.

Comme on dit, ne rien planifier revient à planifier l’échec. Il y a tant de variables qui jouent sur le succès ou l’échec d’un projet de modernisation : le choix des logiciels, les outils, l’équipe, les échéances… Mais aucune n’est plus importante que d’avoir un plan cohérent et mûrement réfléchi. Je vois beaucoup d’entreprises spécialisées dans IBM i qui prospèrent sans trop se questionner sur les spécifications des projets – le genre d’endroit où quelques gribouillis au dos d’une serviette de table sont vus comme un luxe.

Planifier son projet de modernisation

Ce qui est intéressant, c’est que tout le monde sait à quel point l’étape de la planification est importante dans un projet. Pourtant, quand le projet est une réussite, c’est rarement le plan bien ficelé qui récolte les louanges. On félicite plutôt celui qui a fourni les outils, ou on se donne des tapes dans le dos entre collègues. Mais il y a fort à parier que le gestionnaire de projet, lui, au lieu de célébrer debout sur les tables, est dans un coin en train de préparer le plan suivant. Et le plan couronné de succès, qui a pourtant fait paraître la tâche si facile, est peu à peu relégué aux oubliettes. J’entends souvent dire « a-t-on vraiment besoin d’entrer autant dans le détail? », ou « pourquoi est-on si lents à démarrer? ».

Or, la vérité, c’est que la planification est bel et bien le démarrage du projet – et l’étape la plus importante.

Quand le projet échoue, on n’est jamais à court de raisons ou d’excuses. Les gestionnaires rejettent la faute à tout-va : ils invoquent le choix des outils, le personnel… le réchauffement climatique au pôle Nord! Mais la plupart du temps, ce sont la planification et les priorités qui sont en cause. J’aimerais donc vous faire part de quelques réflexions sur l’élaboration d’un plan réussi et sur les facteurs qui contribuent au succès d’un projet de modernisation. Nous commencerons par l’essentiel, pour ensuite explorer quelques pistes annexes.

Moderniser selon vos besoins d'entreprise

Comme Steve Martin le disait à John Candy dans Un ticket pour deux, si tu veux raconter une histoire, aie quelque chose à dire! En l’occurrence, pourquoi cherchez-vous à vous moderniser? Oui, tout le monde parle de modernisation, et Dieu sait qu’on nous dit depuis 20 ans qu’il faut passer à l’action. Mais avez-vous réellement pris le temps d’étudier vos propres besoins de modernisation?

Ils peuvent varier d’une organisation à l’autre. Certaines entreprises ressentent le besoin d’améliorer leur interface utilisateur pour accélérer l’intégration des nouveaux utilisateurs – c’est le cas typique chez les entreprises qui ont un taux de roulement naturellement élevé. Avez-vous déjà observé un caissier chez McDonald’s? Dans le temps, il devait mémoriser tous les prix et calculer lui-même les taxes. Aujourd’hui, dans la plupart des enseignes de restauration rapide, il se contente d’appuyer sur le bouton qui représente ce que vous commandez! Les interfaces de ce genre existent depuis plus de 30 ans!

Pour d’autres entreprises, le besoin consiste à unifier technologies et aptitudes, dans un souci de gérer l’effectif plus intelligemment. Leurs systèmes sont peut-être devenus inadéquats au vu des progrès de l’industrie, ou pas assez évolutifs pour soutenir la croissance anticipée. La définition des besoins étant une étape cruciale du processus, l’idéal pour moi est de suivre les trois règles d’or que voici.

Règle numéro un : envisager toute possibilité

Petit un, toute idée est bonne à prendre : il faut explorer l’ensemble des possibilités.

Règle numéro deux : inclure toutes les parties prenantes

Il faut s’entretenir avec toutes les parties prenantes, plutôt que de s’en remettre à la direction qui ne cherche qu’à « se débarrasser de ces satanés écrans verts ». Allez parler aux leaders de la communauté d’utilisateurs, creusez pour trouver les véritables pierres d’achoppement, délibérez pour déterminer ce qui compte vraiment pour les utilisateurs de l’entreprise et ce qui relève d’une lubie.

Règle numéro trois : documentez vos résultats

Enfin, la troisième règle, la plus importante de toutes : consignez vos constats. Vous devez recueillir des données, puis en extraire les points essentiels. Ainsi, l’équipe de direction pourra les comprendre et les tenir pour vrais.

Les raisons valables pour moderniser sont nombreuses. Mais parmi toutes celles qui ne le sont pas, la pire de toutes est le « FUD » (de l'anglais fear, uncertainty and doubt), c’est-à-dire la peur, l’incertitude et le doute.

C’est ce qui place les gens en mode réactif plutôt que proactif. Certes, vos sens sont décuplés quand vous êtes au pied du mur, mais il en va de même pour les possibilités perçues. S’atteler à un projet de modernisation pour les bonnes raisons revient à prendre l’offensive, et marquer des points à l’offensive est une stratégie bien plus facile et productive que de compter strictement sur sa défense, si je puis me permettre une analogie sportive. Peut-être un gestionnaire vous a déjà-t-il acculé en vous ordonnant de « moderniser, sinon… »; et alors?

Je vous fais cadeau d’un conseil, soit les trois premières étapes à suivre : arrêtez-vous, respirez, et planifiez. Passez tout de suite à l’offensive, et pas de quartier! Défiez la direction comme je vous défie moi-même de formuler les raisons de votre modernisation. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à vous en servir pour bâtir le reste du plan.