Standards of Excellence

Défi

Pour être compétitif et maintenir la satisfaction à la fois des clients et des fournisseurs, Standards of Excellence devait maîtriser toute la paperasserie. Leur système d’impression de documents d’affaires n’était ni efficace ni convivial. Ce système mettait les fichiers spool dans un entonnoir avant de les envoyer à un ordinateur pc, d’où les consultants externes devaient démêler à quel endroit les documents devaient s’imprimer. Il y avait tellement d’erreurs qu’ils y passaient au moins six heures par semaine.

Au centre de presque tous les problèmes de Simmons se trouvait le conditionnement des documents. Le même document devait afficher des informations et des graphiques différents selon la division qui produisait le formulaire, ou à quel endroit le formulaire était imprimé, entre autres.

En plus, Standards of Excellence devait utiliser un autre fournisseur pour imprimer des chèques.

Solution

À l’aide de nos produits Formatter et Formtastic, Standards of Excellence a pu créer des gabarits pour chacun des formulaires types. Dans un même gabarit, elle a pu y inclure un nombre illimité d’instructions de conditions afin de contrôler automatiquement comment les données et les graphiques étaient présentées, selon plusieurs facteurs personnalisables tel le nom de l’utilisateur ayant créé le formulaire, la localisation de l’imprimante, le destinataire final, etc. De plus, Standards of Excellence peut dorénavant contrôler l’apparence générale de tous leurs formulaires incluant la couleur des graphiques, codes-barres, lignes, ombrages, plusieurs polices d’écriture de même que la margination et l’alignement du texte. Qui plus est, si la compagnie doit changer un type de formulaire dans le futur, elle n’aura qu’à modifier un seul gabarit. Tout ça grâce à Formatter et Formstatic qui ont rendu la production de formulaires facile et automatique, lui permettant également de réduire les frais de consultation à l’interne et à l’externe. Elle a pu également intégrer des solutions avec les systèmes d’archivage et VAI 200 de Standards of Excellence afin de tirer profit de leur investissement dans leur progiciel PGI.

En plus d’utiliser de Formatter et Formstatic pour les formulaires, Standards of Excellence a implanté Formstatic Checks afin d’imprimer des rapports de comptes à recevoir et de comptes payables. Standards of Excellence continue d’utiliser les solutions de formulaires électroniques de Fresche, elle a augmenté son retour sur investissement en simplifiant les flux de travail, a réduit les coûts, a amélioré le temps de réponse pour les clients et les fournisseurs, et de manière générale a amélioré l’efficacité et la sécurité.

Résultats

Tout ce que je peux dire c’est que je crois que c’est un produit fantastique. J’ai une amie en Arizona qui utilise VAI et j’essayais de la convaincre de l’acheter parce qu’elle avait les mêmes problèmes avec ses formulaires. Je partage souvent cette information avec les gens qui ont des problèmes similaires aux miens. J’ai assisté à une démonstration et ils m’ont démontré ce que leurs solutions pouvaient faire pour moi. Je n’y ai vu aucun problème.